برای حساب کردن مانده هر سفارش، مبلغ واقعی دریافت‌شده از مشتری را جمع کنید و هزینه خرید یا تولید کالا، مبلغ پرداختی به شرکت حمل، بسته‌بندی، کارمزد پرداخت و سایر هزینههای متغیر همان سفارش را کم کنید. اگر مشتری بخشی از کرایه را داده، آن مبلغ درآمد سفارش است. عدد حاصل هنوز سود خالص کل کسب‌وکار نیست؛ هزینههای ثابت و مالیات باید جدا بررسی شوند.
- مانده هر سفارش برابر است با دریافتی واقعی از فروش کالا و کرایه‌ای که مشتری پرداخته، منهای هزینه کالا و هزینههای متغیر اجرای همان سفارش.
- کرایه دریافتی از مشتری یک ورودی مالی سفارش است، اما الزاماً با هزینه‌ای که شما به پست یا پیک می‌پردازید برابر نیست.
- فرض کنید قیمت کالا یک میلیون تومان است، مشتری ۵۰ هزار تومان تخفیف و ۸۰ هزار تومان کرایه می‌پردازد.
- هزینه کارتن، پاکت، ضربه‌گیر، چسب و برچسب اگر با هر سفارش مصرف می‌شود، بخشی از هزینه مستقیم است.
فرمول پایه مانده هر سفارش چیست؟
مانده هر سفارش برابر است با دریافتی واقعی از فروش کالا و کرایه‌ای که مشتری پرداخته، منهای هزینه کالا و هزینههای متغیر اجرای همان سفارش. تخفیف باید از درآمد واقعی کم شود، نه اینکه فقط قیمت فهرست را مبنا بگذارید. نتیجه را برای همان سفارش و همان دوره ثبت کنید تا با میانگین همه فروش‌ها اشتباه نشود.
یک فرمول کاربردی چنین است: مانده سفارش = بهای پرداخت‌شده کالا + کرایه دریافتی از مشتری − هزینه کالا − کرایه واقعی پرداختی فروشگاه − بسته‌بندی − کارمزد پرداخت − سایر هزینههای مستقیم. اگر بهای پرداخت‌شده کالا بعد از تخفیف ثبت شده، تخفیف را بار دوم کم نکنید. همچنین اگر کرایه مشتری در مبلغ کل فاکتور است، آن را دوباره به درآمد اضافه نکنید. تعریف ستون‌ها را پیش از محاسبه یکسان کنید.
راهنمای گزارش سود Shopify نشان می‌دهد گزارش در سطح سفارش باید دریافتی کالا و ارسال و در سمت هزینه، بهای کالا و مخارج حمل را ببیند. این یک الگوی حسابداری عملی برای فروش آنلاین است، نه الزام استفاده از همان نرم‌افزار. حتی یک فروشگاه کوچک با صفحه گسترده ساده می‌تواند همین ستون‌ها را ثبت کند. دقت داده ورودی از پیچیدگی ابزار مهم‌تر است.
کرایه‌ای که مشتری می‌پردازد را چطور ثبت کنیم؟
کرایه دریافتی از مشتری یک ورودی مالی سفارش است، اما الزاماً با هزینه‌ای که شما به پست یا پیک می‌پردازید برابر نیست. هر دو عدد را جدا ثبت کنید. اگر مشتری ۸۰ هزار تومان کرایه داده و شما ۱۱۰ هزار تومان پرداخته‌اید، تفاوت ۳۰ هزار تومان از مانده سفارش کم می‌شود.
اگر ارسال رایگان اعلام کرده‌اید، کرایه دریافتی صفر است، اما هزینه حمل همچنان وجود دارد. پنهان شدن کرایه در قیمت کالا به معنی حذف آن از محاسبه نیست. برای سفارش‌های چندکالایی نیز کرایه را فقط یک بار در سطح سفارش ثبت کنید. اگر برای تحلیل هر محصول به تقسیم هزینه نیاز دارید، روش تقسیم را مشخص و ثابت نگه دارید؛ مثلاً بر اساس وزن یا سهم ارزش کالا. بدون روش ثابت، مقایسه محصولات گمراه‌کننده می‌شود.
در راهنمای انتخاب روش ارسال فروشگاه درباره سرویس و هزینه حمل صحبت کرده‌ایم. این مقاله مرحله بعد را انجام می‌دهد: هزینه واقعی هر سفارش را وارد محاسبه می‌کند. مبلغ اعلامی شرکت حمل قبل از ثبت نهایی ممکن است با هزینه نهایی فرق داشته باشد، چون وزن، حجم، مقصد یا خدمات اضافه اثر می‌گذارند. برای گزارش واقعی، مبلغ نهایی فاکتور حمل را جایگزین برآورد اولیه کنید.
یک مثال عددی ساده چه نتیجه‌ای می‌دهد؟
فرض کنید قیمت کالا یک میلیون تومان است، مشتری ۵۰ هزار تومان تخفیف و ۸۰ هزار تومان کرایه می‌پردازد. هزینه خرید کالا ۶۰۰ هزار، حمل واقعی ۱۱۰ هزار، بسته‌بندی ۲۰ هزار و کارمزد پرداخت ۱۰ هزار تومان است. دریافتی یک میلیون و ۳۰ هزار تومان و هزینههای مستقیم ۷۴۰ هزار تومان می‌شود؛ مانده سفارش ۲۹۰ هزار تومان است.
محاسبه مرحله‌ای است: یک میلیون تومان منهای ۵۰ هزار تومان تخفیف، به‌علاوه ۸۰ هزار تومان کرایه دریافتی، برابر یک میلیون و ۳۰ هزار تومان. مجموع ۶۰۰، ۱۱۰، ۲۰ و ۱۰ هزار تومان هزینه، ۷۴۰ هزار تومان است. اختلاف این دو عدد ۲۹۰ هزار تومان می‌شود. اگر فقط یک میلیون تومان قیمت فهرست را ببینید و کرایه واقعی و تخفیف را فراموش کنید، عدد بالاتری به دست می‌آورید که برای تصمیم قیمت‌گذاری قابل اعتماد نیست.
این مثال مالیات، اجاره، حقوق ثابت، مرجوعی احتمالی و هزینه جذب مشتری را در نظر نگرفته است. پس عدد ۲۹۰ هزار تومان «سود خالص شرکت» نیست. اگر هدف شما مقایسه دو روش ارسال برای همان کالا باشد، همین مانده سفارش مفید است. اگر می‌خواهید سودآوری ماهانه را بسنجید، باید هزینههای ثابت و سایر تعهدات را هم در گزارش جداگانه وارد کنید. نام‌گذاری درست عدد از تصمیم اشتباه جلوگیری می‌کند.
بسته‌بندی و کارمزدها را چگونه وارد کنیم؟
هزینه کارتن، پاکت، ضربه‌گیر، چسب و برچسب اگر با هر سفارش مصرف می‌شود، بخشی از هزینه مستقیم است. کارمزد درگاه، پلتفرم یا پرداخت در محل نیز باید مطابق مبلغ واقعی همان سفارش ثبت شود. هزینههای کوچک وقتی در تعداد سفارش زیاد تکرار می‌شوند، می‌توانند نتیجه قیمت‌گذاری را تغییر دهند.
برای بسته‌بندی مشترک چند سفارش، هزینه را با یک روش روشن میان سفارش‌ها تقسیم کنید. اگر کارتن را بسته‌های صدتایی می‌خرید، قیمت هر کارتن را از مبلغ کل و تعداد قابل استفاده محاسبه کنید. زمان بسته‌بندی نیروی انسانی نیز اگر به‌صورت متغیر و قابل اندازه‌گیری برای هر سفارش پرداخت می‌شود، می‌تواند در هزینه مستقیم قرار گیرد. اما حقوق ثابت ماهانه را بی‌توضیح به یک سفارش خاص نسبت ندهید؛ آن را در تحلیل دوره‌ای جدا ببینید.
راهنمای Stripe درباره هزینه متغیر تجارت الکترونیک هزینه کالا، ارسال، بسته‌بندی و کارمزد پردازش پرداخت را از اقلام مرتبط با هر فروش می‌داند. روش ثبت شما ممکن است جزئیات بیشتری داشته باشد؛ مثلاً هزینه پیامک سفارش یا بیمه مرسوله. هر قلم را فقط یک بار بشمارید. اگر شرکت حمل بسته‌بندی را در فاکتور خود گنجانده، افزودن دوباره همان مبلغ، مانده را کمتر از واقع نشان می‌دهد.
تخفیف، ارسال رایگان و بسته چندمحصولی چه اثری دارند؟
تخفیف مبلغ دریافتی از کالا را کم می‌کند و ارسال رایگان هزینه حمل را بر عهده فروشگاه می‌گذارد. بسته چندمحصولی ممکن است کرایه را میان چند کالا تقسیم کند، اما هزینه کالاها و بسته‌بندی نیز تغییر می‌کند. پیش از اجرای پیشنهاد، مانده سفارش نمونه را با عدد واقعی یا برآورد مستند حساب کنید.
اگر یک کالا به‌تنهایی مانده کمی دارد، افزودن کالای مکمل شاید مبلغ سفارش را بالا ببرد؛ ولی فقط زمانی مفید است که هزینه افزوده کمتر از درآمد افزوده باشد. در زمان مناسب پیشنهاد بسته چندمحصولی درباره تناسب پیشنهاد با نیاز مشتری گفته‌ایم. اینجا باید سود هر سناریو را بسنجید. افزایش مبلغ فاکتور به‌تنهایی نشانه افزایش سود نیست، چون کرایه حجمی، تخفیف بسته و هزینه بسته‌بندی ممکن است هم‌زمان بالا بروند.
برای آستانه ارسال رایگان، چند سفارش نزدیک به آستانه را بررسی کنید. شاید مشتری برای رسیدن به آن یک کالای کم‌حاشیه اضافه کند و هزینه حمل فروشگاه بیشتر از سود کالای اضافه شود. برعکس، در بعضی سبدها هزینه ارسال نسبت به مبلغ کل کمتر می‌شود. نتیجه به وزن، مقصد و ترکیب کالا وابسته است. با یک میانگین کلی برای همه شهرها تصمیم نگیرید. دست‌کم چند گروه مقصد و وزن را جدا حساب کنید.
هزینه مرجوعی و سفارش لغوشده را کجا ببینیم؟
سفارش مرجوعی ممکن است کرایه رفت‌وبرگشت، بسته‌بندی مصرف‌شده، کارمزد بازپرداخت یا کاهش ارزش کالا ایجاد کند. اگر فقط سفارش‌های موفق را در گزارش ببینید، سودآوری واقعی را بیش از حد برآورد می‌کنید. برای هر مرجوعی، علت، مبلغ بازپرداخت و هزینههای غیرقابل بازیافت را ثبت کنید. سپس آن را در گزارش دوره‌ای لحاظ کنید.
برای سفارش لغوشده پیش از ارسال، شاید هیچ کرایه‌ای پرداخت نشده باشد، اما کارمزد یا زمان پردازش مصرف شده باشد. برای مرجوعی پس از ارسال، وضعیت کالا تعیین می‌کند بهای آن دوباره به موجودی برمی‌گردد یا بخشی از ارزشش از دست رفته است. این دو حالت را در یک ردیف مبهم «لغو» جمع نکنید. اگر سیاست مرجوعی شما هزینه‌ای را به مشتری منتقل می‌کند، مبلغ واقعی دریافتی یا بازپرداخت را مبنا قرار دهید.
Shopify در گزارش سود یادآوری می‌کند تخفیف و بازپرداخت، فروش خالص و حاشیه گزارش‌شده را تغییر می‌دهند. این نکته برای فروشگاه‌های دیگر هم به شکل محاسباتی صادق است. اگر ماهانه درصدی از سفارش‌ها برمی‌گردد، می‌توانید علاوه بر ثبت موردی، یک برآورد محافظه‌کارانه برای قیمت‌گذاری داشته باشید؛ اما این برآورد جای ثبت نتیجه واقعی هر سفارش را نمی‌گیرد.
مانده سفارش چه فرقی با سود خالص دارد؟
مانده پس از هزینههای مستقیم نشان می‌دهد هر سفارش چه مقدار برای پوشش هزینههای ثابت و سپس سود باقی می‌گذارد. اجاره، حقوق ثابت، نرم‌افزار، مالیات و برخی هزینههای بازاریابی ممکن است هنوز از آن کم نشده باشند. بنابراین اگر مانده هر سفارش مثبت است، الزاماً کل کسب‌وکار در پایان ماه سودآور نیست.
در تفاوت هزینه ثابت و متغیر توضیح داده‌ایم چرا این تفکیک لازم است. فرض کنید مانده متوسط هر سفارش ۲۹۰ هزار تومان باشد و هزینه ثابت ماهانه ۲۹ میلیون تومان؛ برای پوشش آن هزینه، به حدود صد سفارش با همین مانده نیاز است، پیش از در نظر گرفتن سایر هزینه‌ها و مالیات. این مثال فقط یک نسبت حسابی است و سفارش‌ها در عمل حاشیه یکسان ندارند. باید از داده واقعی ماه استفاده کنید.
اگر تبلیغات برای هر سفارش قابل ردیابی و متغیر است، می‌توانید آن را در تحلیل مانده پس از جذب مشتری جدا نشان دهید. اگر هزینه تبلیغ برای برند یا یک کمپین عمومی است، نسبت دادن دقیق آن به یک سفارش دشوارتر است. نام ستون‌ها را روشن بنویسید تا یک بار «مانده قبل از بازاریابی» و بار دیگر «مانده پس از آن» را به‌اشتباه مقایسه نکنید. برای گزارش مالیاتی و صورت‌های رسمی، از حسابدار و قواعد جاری استفاده کنید.
چگونه این محاسبه را در فایل ساده ثبت کنیم؟
برای هر سفارش یک ردیف با شناسه، تاریخ، مبلغ کالای پرداخت‌شده، کرایه دریافتی، هزینه کالا، کرایه پرداختی، بسته‌بندی، کارمزد و وضعیت مرجوعی بسازید. یک ستون فرمول مانده را حساب کند. مقادیر خالی را با صفر واقعی اشتباه نگیرید؛ نبود اطلاعات یعنی نتیجه موقت است و باید تکمیل شود.
اگر قیمت خرید کالا در طول زمان تغییر می‌کند، هزینه همان سری یا روش حسابداری انتخاب‌شده را ثبت کنید. استفاده از قیمت امروز برای سفارش سه ماه قبل، روند سود را خراب می‌کند. درباره چند کالای یک سفارش، مجموع هزینه کالاها را در همان ردیف سفارش وارد کنید و در صورت نیاز جزئیات کالا را در برگه جدا داشته باشید. هزینه ارسال را به واحد پول یکسان ثبت کنید؛ اشتباه تومان و ریال می‌تواند کل گزارش را بی‌اعتبار کند.
در پایان هر هفته چند ردیف را با فاکتور حمل و گزارش درگاه تطبیق دهید. این کنترل کوچک خطای تایپ و هزینههای جاافتاده را پیدا می‌کند. میانگین مانده را برای گروه‌های محصول، مقصد و روش ارسال جدا ببینید؛ میانگین کل ممکن است سفارش‌های زیان‌ده را پنهان کند. اگر یک گروه با وجود فروش زیاد مانده منفی دارد، دلیل را در قیمت کالا، تخفیف، کرایه واقعی یا مرجوعی جست‌وجو کنید. تصمیم را بر اساس چند سفارش نماینده بگیرید، نه یک مورد تصادفی.
برای هر سفارش، دریافتی واقعی کالا و کرایه مشتری را در یک سمت و هزینه کالا، حمل، بسته‌بندی و کارمزد را در سمت دیگر بنویسید. تخفیف و مرجوعی را نیز ثبت کنید. اختلاف این دو سمت مانده سفارش است و هنوز سود خالص کل فروشگاه نیست. با ثبت منظم، می‌توان اثر روش ارسال و پیشنهادهای فروش را دقیق‌تر دید.
اگر مشتری هزینه ارسال را بدهد، آیا آن را از هزینه کم کنیم؟
بهتر است کرایه دریافتی را در درآمد و مبلغ پرداختی به شرکت حمل را جدا در هزینه ثبت کنید. اختلاف آن‌ها سپس در مانده سفارش دیده می‌شود.
آیا ارسال رایگان یعنی هزینه ارسال صفر است؟
خیر. فقط دریافتی کرایه از مشتری صفر است. فروشگاه همچنان مبلغ حمل را می‌پردازد و باید آن را در هزینه سفارش ثبت کند.
آیا مانده مثبت هر سفارش به معنی سود خالص ماه است؟
خیر. هزینههای ثابت، مالیات و هزینههای دیگری ممکن است هنوز کم نشده باشند. برای سود خالص باید گزارش کامل همان دوره را تهیه کرد.
